Bedrijfsvoering

In de begroting voor 2025 willen we de ontwikkelingen binnen de gemeente Oldambt verder concretiseren en versterken. De benchmark die Berenschot in 2021 uitvoerde, toont aan dat onze gemeente hoge, maar verklaarbare kosten heeft, waarbij een passende inzet van medewerkers in de uitvoering te zien is. Op het gebied van strategische beleidsvorming en regie liggen onze kosten echter lager dan die van vergelijkbare gemeenten. Dit vraagt om gerichte keuzes: ofwel het schrappen van bepaalde taken of het aanpassen van onze werkwijze om kosten op de lange termijn te besparen. Strategische capaciteit blijft hierbij cruciaal. In lijn met de organisatieontwikkeling Nijambt hebben we eind 2024 twee strategen en een bestuursadviseur aangesteld. In 2025 zullen we aandacht geven aan de strategische thema’s die relevant zijn voor onze gemeente.

Ondanks de krapte op de arbeidsmarkt in 2024, is het ons gelukt om goede en gekwalificeerde medewerkers aan te trekken. Dit succes is mede te danken aan onze proactieve en creatieve aanpak op het gebied van werving en selectie het benutten van regionale arbeidsmarktinitiatieven zoals het platform "Werken voor Groningen", en het aanbieden van flexibiliteit en ontwikkelingsmogelijkheden voor onze medewerkers. Hiermee willen we Oldambt positioneren als een aantrekkelijke werkgever die niet alleen medewerkers aantrekt, maar hen ook duurzaam inzetbaar houdt.

Om onze bedrijfsvoering verder te optimaliseren, zetten we in op datagedreven werken en digitalisering. Deze nieuwe benaderingen zullen ons in staat stellen om processen efficiënter in te richten en besluitvorming beter te onderbouwen. Daarnaast zullen we op een veilige en verantwoorde wijze gebruikmaken van kunstmatige intelligentie (AI), zowel om de dienstverlening richting onze inwoners en ondernemers te verbeteren als om onze interne processen te versterken. Door deze innovatieve technologieën zorgvuldig in te zetten, willen we kwetsbaarheden verminderen, de werkdruk verlagen en onze organisatie weerbaarder maken.

Hoewel de gemeente Oldambt financieel gezond is en een aanzienlijke algemene reserve heeft opgebouwd, worden ook wij geconfronteerd met de effecten van wijzigingen in algemene uitkering van het Gemeentefonds. Deze veranderingen brengen onzekerheden met zich mee voor ons meerjarig financieel perspectief. Ondanks onze gezonde financiële positie dwingt dit ons tot voorzichtigheid en het maken van strategische keuzes om de financiële stabiliteit op de lange termijn te waarborgen. Het blijven volgen van ontwikkelingen in het gemeentefonds en het bewaken van onze uitgaven blijft dan ook cruciaal om eventuele risico's te beheersen.

Het veranderproces onder Nijambt is in 2022 gestart, met als doel een toekomstbestendige en wendbare organisatie te creëren. Dit proces is nog in volle gang. Afgelopen jaar zijn we overgegaan naar de nieuwe organisatiestructuur. In 2025 en 2026 zullen we verder vorm gaan geven aan die nieuwe structuur. Via het programma Nijambt werken we aan de versterking van onze interne organisatie en onderlinge samenwerking. Dit doen we vanuit de ambitie om onze diensteverlening naar de Oldambsters nog verder te optimaliseren. 

De komende jaren blijven de focusgebieden:

1. De inwoner en ondernemer centraal stellen.
2. Slimmer organiseren om kwetsbaarheden te verminderen.
3. Meer sturing en minder vrijblijvendheid in onze aanpak.

Naast het versterken van onze interne capaciteit, blijven we ook actief samenwerken met omliggende gemeenten. Vooral bij moeilijk vervulbare vacatures zoeken we naar regionale oplossingen, waaronder verdere samenwerking op het gebied van automatisering en digitalisering. Dit draagt bij aan een efficiëntere bedrijfsvoering en zorgt ervoor dat we als gemeente minder kwetsbaar zijn in een steeds krapper wordende arbeidsmarkt.

Al met al zal 2025 in het teken staan van verdere optimalisatie (de basis op orde), vernieuwing en versterking van onze organisatie en de borging van het meerjarig financieel perspectief, zodat we de opgaven voor de toekomst vol vertrouwen tegemoet kunnen treden.

De afgelopen jaren is gebleken dat Oldambt kwetsbaar is in de uitvoering van gemeentelijke belastingtaken. Hoewel tijdelijke middelen voor extra inhuur de hoge werkdruk enigszins hebben verlicht, blijven vergrijzing, krapte op de arbeidsmarkt en pieken in WOZ-bezwaren zorgen voor toenemende uitdagingen. Om deze kwetsbaarheden aan te pakken, hebben we in 2024 alle voorbereidingen getroffen voor de overgang naar het Noordelijke Belasting Kantoor (NBK). In het eerste kwartaal van 2025 zal het NBK namens de gemeente Oldambt de eerste WOZ-aanslagen verzenden. Met deze overgang kiezen we voor continuïteit en toekomstbestendigheid in de uitvoering van onze belastingtaken. We verwachten hiermee de steeds verder toenemende kosten voor de uitvoering van deze taken te kunnen beperken en een efficiëntere dienstverlening te waarborgen.
Waar we in de afgelopen jaren gemiddelde 5 ton meer hebben uitgegeven ten opzichte van de begroting verwachten we met de outsourcing naar het NBK deze meerkosten vanaf 2025 te kunnen halveren.

Na intensief onderzoek en overleg is besloten om GRID N.V. binnen enkele jaren om te vormen tot een regieorganisatie. Hierbij wordt zowel het netwerk als het serverpark vernieuwd en gemigreerd naar de Cloud. GRID zal worden omgezet naar een rechtsvorm die beter past bij de wensen van de gemeenten. De transitie brengt aanzienlijke investeringen met zich mee, waarvoor een programmaplan is opgesteld. Op basis daarvan is een raadsvoorstel gedaan om aanvullende middelen te reserveren om de kosten van hardware, cloudmigraties en extra personele inzet te dekken.
De transitie richting een regieorganisatie en een Cloud-omgeving zal flinke investeringen voor de GRID-gemeenten betekenen. Begin 2024 is voor deze transitie een programmaplan opgesteld op basis waarvan een raadsvoorstel is opgesteld om een krediet van in totaal 2,7 miljoen beschikbaar te stellen om de gemeentelijke ICT en de GRID organisatie in een periode van 3 jaar te vernieuwen. 

Ook in 2025 blijft het een uitdaging om balans te vinden tussen de beschikbare capaciteit en de bestaande personele begroting enerzijds en het huidige takenpakket en het grote aantal projecten van de gemeente Oldambt anderzijds. In 2025 gaan we dit zeker nader onderzoeken en willen we toewerken naar concrete handvatten voor meer balans. Methodisch werken, portfoliomanagement en het werken met jaarplannen kunnen ons hierbij naar verwachting goed helpen. Daarnaast gaan we ook verkennen of intensievere regionale samenwerking hierin meer kan bieden. Zo is al een start gemaakt met een regionaal traineeprogramma en wordt bijvoorbeeld onderzocht of we het platform Werken voor Groningen verder kunnen uitnutten. 

Vanaf het boekjaar 2023 is het verplicht voor het college om in de jaarrekening aan de raad verantwoording af te leggen over de financiële beheershandelingen. Dit houdt in dat het college moet aantonen dat deze handelingen volgens de geldende wet- en regelgeving zijn uitgevoerd en dus rechtmatig waren. Dit gebeurt in de vorm van een rechtmatigheidsverantwoording, welke een wettelijk voorgeschreven standaard is. In deze verantwoording dient het college te verklaren in hoeverre de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties financieel rechtmatig zijn. Het college legt hierover verantwoording af aan de raad. Voorheen ontving de raad deze informatie via het accountantsrapport van de accountant.
Vanaf boekjaar 2023 geeft de accountant alleen een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waaronder een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. 

Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar zijn geen onderdeel van de rapportage in de rechtmatigheidsverantwoording. 

De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende onderdelen:

• Begrotingscriterium
• Voorwaardencriterium
• Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium

We waren over 2023 niet goed voorbereid op het uitvoeren van de rechtmatigheidscontroles en het opstellen van de rechtmatigheidsverklaring. Door middel van opleiding, training en ondersteuning van een externe organisatie, willen we hier stap voor stap beter uitvoering aan kunnen geven. Het team Kwaliteit en Control is verantwoordelijk voor de uitvoering van de controles, maar moet stevig samenwerken met alle stakeholders binnen de organisatie. In de komende periode moet er tevens extra aandacht besteed worden aan het borgen van risicomanagement als een doorlopend proces. 

Niet-financiële onrechtmatigheden
De Wet financiering decentrale overheden (Fido) en onderliggende regelingen in de vorm van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden, Uitvoeringsregel financiering decentrale overheden (Ufdo) en Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (Ruddo), bevatten regels die de risico’s voor gemeenten moeten beperken bij lenen en beleggen. De gemeente Oldambt leent wel gelden, maar belegt niet. Over 2023 zijn de bepalingen in de wet Fido en bijbehorende Regelingen nageleefd. Als er wel niet-financiële onrechtmatigheden in verband met het niet naleven van de bepalingen in de Wet fido en bijhorende Regelingen zijn geconstateerd, moeten deze worden opgenomen en toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering (nota Bedrijfsvoering BBV). Het gaat hier om overschrijdingen van renterisiconorm en kasgeldlimiet.

M&O criterium
Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het College concludeert dat in 2023 geen algemeen M&O-beleid bestaat en laat deze daarom opstellen. Door het ontbreken van een M&O-beleid in 2023 zijn geen formele controles uitgevoerd. In 2024 zal de organisatie het M&O-beleid gaan opstellen.

Het college en de directie zijn zich bewust van het inherente risico van fraude dat wij, zowel intern als extern, lopen bij het uitvoeren van onze dienstverlening. 
De directie heeft in 2022 een frauderisicoanalyse opgesteld waaruit naar voren kwam dat op enkele onderdelen in de bedrijfsvoering sprake is van een hoger dan normaal risico op non-compliance. Deze risico’s hebben in 2023 en 2024 extra aandacht gekregen, waarbij indien nodig aanvullende interne beheersingsmaatregelen zijn ingevoerd. Dit proces met een jaarlijkse analyse zal in 2025 worden voortgezet. Aanvullend onderzoeken we of een specifieke fraudeverordening op doelmatige wijze een bijdrage kan leveren aan de beheersing van frauderisico’s en andere onregelmatigheden.

Externe partijen moeten er op kunnen vertrouwen dat de gemeente Oldambt en haar medewerkers op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. Daarom is er een gedragscode opgesteld en wordt een ambtseed of ambtsbelofte gedaan. Een ambtenaar die de eed aflegt of belofte doet, zweert of belooft dat hij de opgestelde integriteitsregels nakomt. Het belang van de gedragscode en de naleving wordt periodiek benadrukt en is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Er zijn vertrouwenspersonen waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld. De gedragscode is beschikbaar via ons intranet. 

Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en toegang heeft tot activa.

Ondanks de genomen beheersingsmaatregelen resteert het risico dat het management of de directie de maatregelen doorbreekt en bestaat het risico op samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governancestructuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen moeten er toe bijdragen dat het doorbreken van de beheersmaatregelen wordt gesignaleerd.

De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging heeft voor de gemeente Oldambt vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy en daarmee samenhangende reputatie een hoge prioriteit.

Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern middels ‘interne beheersplannen’ en bijbehorende rapportages als door externe audits. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.