5.9 Openbaarheidsparagraaf
In een wereld waar steeds meer processen gedigitaliseerd en geautomatiseerd worden, is van belang dat ook de informatiehuishouding binnen een ambtelijke en bestuurlijke organisatie goed geregeld wordt. Het vraagt een investering zodat iedereen kan beschikken over goede management- en stuurinformatie. Informatie is namelijk al lang niet meer ondersteunend aan de organisatie en bestuur, maar IS de business. De kwaliteit van de informatiehuishouding heeft direct invloed op de kwaliteit van de ambtelijke en bestuurlijke processen, besluitvorming en verantwoording. Dat gaat in het bijzonder op voor de Wet open overheid (Woo) de Archiefwet en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmbev).
In maart 2025 heeft de Raad van State Oldambt in het ongelijk gesteld rondom een Woo verzoek vanwege gebrekkig documentbeheer en is de gemeente veroordeeld tot het betalen van een significante vergoeding. Om die reden werkt de gemeente in 2026 aan een verbetering van haar informatiehuishouding in de gehele organisatie.
De Woo
De Wet open overheid (Woo), is de opvolger van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob). De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden. Met deze nieuwe wet is een belangrijke stap gezet naar een meer open en toegankelijkere overheid. Hoofdonderdelen van de Woo zijn: passieve openbaarmaking, actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Passieve openbaarmaking betekent dat de gemeente op verzoek bepaalde informatie openbaar maakt (door middel van Woo-verzoeken) en de actieve bekendmaking draagt de gemeente op actief vanuit zichzelf informatie openbaar te maken. Ook is één van de verplichtingen om in de begroting aandacht te schenken aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo. Deze paragraaf is de invulling van die verplichting.
Vervolg implementatie Woo
In 2023 zijn de gemeentelijke ambities over de actieve openbaarmaking van de Woo vastgesteld. De actieve openbaarmaking verplicht de gemeente Oldambt om in fases 11 informatiecategorieën openbaar te maken. De Rijksoverheid maakt deze fases geleidelijk bekend. De gemeente Oldambt publiceert bepaalde informatie ter bevordering van de transparantie over besluitvorming van de gemeente. Om deze informatie doorzoekbaar, toegankelijk en privacy-proof openbaar te maken, zijn er technische hulpmiddelen en aanpassingen in het werkproces benodigd.
Het jaar 2026 staat in het teken van het verder invullen van de randvoorwaarden. Dit houdt in: het optimaliseren van het anonimiseringsproces binnen de bestaande werkprocessen, de verdere inrichting van een publicatie omgeving (Woo-portaal) en het realiseren van een proces blauwdruk per informatiecategorie. Ook bewustwording in de organisatie maakt onderdeel uit van de implementatie.
De Rijksoverheid heeft in 2024 de eerste fase met bijbehorend termijn bekendgemaakt. 1 november 2024 dienden de eerste informatiecategorieën gepubliceerd te worden. De andere termijnen zullen in de komende jaren volgen. De gemeente Oldambt heeft in 2024 de Woo-contactpersoon en de wijze van digitale verzoeken vastgesteld. In 2024 heeft de gemeente Oldambt daarnaast een ambitieniveau rondom openbaarheid vastgesteld, namelijk het ambitieniveau ‘’Basis’’, wat een significante stap voorwaarts betekent in het transparanter maken van de gemeentelijke werkzaamheden en het verbeteren van de informatiehuishouding. Tegen het einde van 2024 heeft Oldambt een vaste Woo-coördinator aangesteld om de implementatie van deze ambities en de naleving van wettelijke verplichtingen rondom de Woo te waarborgen. De aanstelling van deze coördinator markeert een cruciaal punt in ons streven naar een toegankelijke, transparante en efficiënte overheid, waarbij continuïteit en deskundigheid in het beheer van overheidsinformatie gewaarborgd zijn. Naast de realisatie van het meerjarenplan met betrekking tot de actieve openbaarmaking, bewaakt en ondersteunt de Woo-coördinator tijdige en volledig afhandeling van de binnenkomende Woo-verzoeken, waarvoor zij strakke en specifieke werkwijzen heeft vastgesteld. In 2025 heeft de Woo-coördinator een start gemaakt met de bewustwording binnen de organisatie. Daarnaast is er anonimiseringssoftware over de organisatie uitgerold en is er een start gemaakt met het publiceren van enkele categorieën op de, in 2025 opgestarte, Woo-portaal.
De verwachting is dat de gemeente Oldambt in 2026 de volgende fase uit zal rollen. Deze planning is afhankelijk van vereiste landelijke informatie, zoals de definities van de verschillende informatiecategorieën en de door de Rijksoverheid gestelde (nog te volgen) termijnen.
Archiefwet en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer
Door de komst van de nieuwe Archiefwet is het belang van een goede inrichting van de informatiehuishouding alleen maar groter geworden en daarmee informatie op orde te krijgen en houden. Eind 2025 hebben we al een start gemaakt met een nulmeting met de focus op de Woo, de Archiefwet en de Wmbev. Met als uitkomst een hoogover uitvoeringsplan dat de basis dient te vormen voor het vervolg traject.om te zien waar we staan als gemeente. Dit was de start van een proces voor de komende jaren om beleidsmatige en inhoudelijke sturing te geven aan een volwaardige inrichting van informatiebeheer binnen de gemeente volgens de geldende wet- en regelgeving. De nulmeting was nadrukkelijk ook bedoeld om de organisatie bewust te maken van de noodzaak en de implicaties van een verbeterde informatiebeheer in relatie tot de eigen functie en/of team, want het vraagt meer dan alleen een technische systeem benadering. Het beheren (zorgen voor beschikbaarheid) en managen (zorgen voor correct gebruik) van informatie strekt zich inmiddels ook uit tot buiten de gemeentelijke organisatie en betreft ook nadrukkelijk de rol van college en raad in de gehele informatiehuishouding.