5.1 Bedrijfsvoering

In 2026 nemen we verdere stappen in de ontwikkeling van onze organisatie op basis het programma Nijambt, dat we in 2022 zijn gestart. Het centrale doel is om terug te keren naar de kern van onze bedoeling: het dienen van onze inwoners en ondernemers. We streven naar brede welvaart in Oldambt, met meer kansen op economische bedrijvigheid, werkgelegenheid, betaalbare woningen, goed onderwijs en een gezonde levensstijl in onze groene omgeving. Hierbij werken we voor de organisatie aan de volgende doelen:  

1. De Oldambster centraal
2. Slimmer organiseren en minder kwetsbaar
3. Richting geven en keuzes maken

Concernsturing en integrale verantwoordelijkheid zijneen belangrijke uitgangspunten voor het behalen van deze doelstellingen. In 2024 is een belangrijke stap gezet door het invoeren van de nieuwe organisatiestructuur en de teammanagers concernverantwoordelijkheid te geven. Belangrijk daarbij is een sterke samenwerking tussen beleid, uitvoering en ondersteuning. In 2025 is vooral aandacht besteed aan het leggen van een belangrijke basis in concernsturing, het vormen van een managementteam en het leggen van belangrijke fundamenten rond opgavegericht en projectmatig werken, inclusief portfoliomanagement. In 2026 zal dit vooral de vertaling moeten gaan krijgen naar het werk van alle dag.

Maar er is meer nodig om de bedoeling van Nijambt te laten slagen. Om de maatschappelijke doelen te bereiken is ook een stevige bedrijfsvoering een vereiste. Dat gaat van een goede advisering op alle ondersteunende functies, maar ook het bouwen van een informatie landschap dat past bij de complexiteit, snelheid en opgaven van vandaag en morgen. Daarbij ondersteunen praktische zaken, zoals een betrouwbare financiële en personele administratie, het invoeren van procesgericht werken, de invoering van een nieuw geïntegreerd softwareplatform, het vernieuwen en moderniseren van werkplekken en flexibeler werken vanuit de cloud. Hier zullen we in 2026 volop aandacht aan gaan besteden. Maar ook het veilig en verantwoord gebruik van alle digitale toepassingen en zaken als kunstmatige intelligentie (AI), behoren daarin aandacht te krijgen. We verwachten dat met de inzet van nieuwe moderne en gestandaardiseerde technologie zowel de dienstverlening richting onze inwoners en ondernemers te verbeteren als om onze interne processen te versterken. En tenslotte zal het afleggen van verantwoording en het tijdig bij kunnen sturen meer en meer moeten kunnen steunen op datagericht werken.

Belangrijk is dat we onze externe doelstellingen in het licht van de huidige arbeidsmarkt ook vertalen naar HR-beleid waarin we ook de medewerker centraal stellen. We hebben nog steeds te maken met een krappe arbeidsmarkt en we zullen daar blijvend extra inspanning moeten leveren om goed gekwalificeerd personeel voor langere tijd aan ons te binden. Een rapport vanuit het openbaar bestuur bevestigt wat we zelf hebben geconstateerd; met name jongere ambtenaren, switchen gemakkelijk en sneller van gemeente als ze een stap kunnen maken. Ze voelen zich over het algemeen minder gebonden aan een (gemeentelijke) organisatie en zoeken meer de uitdaging in het werk, de kansen om te leren en ontwikkelen. Een goed en modern HR-beleid zijn belangrijke voorwaarden om een aantrekkelijke werkgever te worden, te zijn en te blijven.

Daarnaast blijven goede en flexibele arbeidsvoorwaarden, persoonlijke ontwikkeling, mogelijkheden voor hybride en thuiswerken, carrièreperspectieven en een overzichtelijk takenpakket cruciaal voor potentiële (jonge) ambtenaren. In de cao gemeenten is iedere gemeente verplicht een woon-werkvergoeding in te voeren per 1 januari 2026 en dit zullen we dan ook in ons arbeidsvoorwaardenpakket opnemen. In de begroting hebben we hiervoor een structurele last van € 500.000 opgenomen.

Een belangrijk aandachtspunt in het HR-beleid en dus voor het management is het terugdringen van het ziekteverzuim. Helaas hebben we al een aantal jaren een hoog verzuim. Het neemt enigszins af maar langdurige uitval van een beperkte groep drukt een aanzienlijk stempel op het totale verzuim. Maar nog belangrijker is dat het de werkdruk van de collega’s onnodig verhoogd. Oorzaken van langdurige uitval zijn zeer divers, zowel medische, privé-en werk omstandigheden, maar ook het oplopen van de gemiddelde leeftijd spelen een rol. In 2025 zijn we overgestapt naar een nieuwe bedrijfsarts, waarmee we een traject zijn opgestart om langdurige uitval eerder te signaleren en daar gepaste maatregelen op te treffen. In 2026 zullen we daarnaast meer aandacht gaan hebben voor alle verzuimbegeleiding. Wij verwachten in 2026 hier de positieve effecten van te mogen terugzien in onze verzuimcijfers..

Omdat we zien dat we op een groot aantal terreinen specifieke gemeentelijke kennis nodig hebben en die in sommige gevallen onvoldoende aan ons kunnen binden, zullen we ook in regionaal verband blijven kijken naar kansen om samen te werken of uit te besteden. Voorbeelden hiervan zijn het innen van de gemeentelijke belastingen aan het Noordelijk Belastingkantoor en de regie op onze ICT werkzaamheden te beleggen bij de vanaf 1-1-2026 nieuwe GR RegIT, de opvolger van GRID NV. Indien dit ook op andere vakgebieden noodzakelijk is, zullen we hier onze aandacht voor hebben.

In de afgelopen jaren is veel gesproken over het ravijnjaar 2026, in verband met de effecten van de wijzigingen in de algemene uitkering van het Gemeentefonds. Ondanks dat er voor de jaren 2026 en 2027 extra middelen beschikbaar zijn gesteld, zullen we in de jaren daarna de effecten alsnog gaan merken. Het ravijnjaar is daarbij verschoven van 2026 naar 2028. Dit betekent nog steeds onzekerheden en dwingt dit ons tot voorzichtigheid en het maken van strategische keuzes om de financiële stabiliteit op de lange termijn te waarborgen. Het blijven volgen van ontwikkelingen in het gemeentefonds en het bewaken van onze uitgaven blijft dan ook cruciaal om risico's te beheersen.

In de Raadsvergadering van 2 juli 2025 heeft de Raad unaniem ingestemd met het Raadsvoorstel om verdere invulling te geven aan de verregaande strategische en organisatorische samenwerking met de gemeenten Pekela, Veendam en Westerwolde op het gebied van de ICT-voorziening. Eind 2025 zal een de raad worden voorgelegd een definitief besluit te nemen om per 1 januari 2026 GRID NV om te zetten naar een Gemeenschappelijke Regeling (GR). Deze regeling past beter bij de wensen van de gemeenten. Feitelijk zal deze GR per 1 mei 2026 in werking treden en zich in tegenstelling tot voorheen, zich uitsluitend richten op ICT -regie rondom een vernieuwd netwerk en serverpark en de migratie naar de Cloud.

Informatiehuishouding

De kwaliteit van de informatiehuishouding binnen een gemeente heeft direct invloed op de kwaliteit van de ambtelijke en bestuurlijke processen, besluitvorming en verantwoording. Dat gaat in het bijzonder op voor de Wet open overheid (Woo) de Archiefwet en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmbev).

In maart 2025 heeft de Raad van State Oldambt in het ongelijk gesteld rondom een Woo verzoek vanwege gebrekkig documentbeheer en is de gemeente veroordeeld tot het betalen van een significante vergoeding. Om die reden werkt de gemeente in 2026 aan een verbetering van haar informatiehuishouding in de gehele organisatie.

De Woo

De Woo is op 1 mei 2022 in werking getreden met als doel  een meer open en toegankelijkere overheid. Hoofdonderdelen van de Woo zijn: passieve openbaarmaking, actieve openbaarmaking en het op orde brengen van de informatiehuishouding. Passieve openbaarmaking betekent dat de gemeente op verzoek bepaalde informatie openbaar maakt ( Woo-verzoek) Ook is één van de verplichtingen om in de begroting aandacht te schenken aan de beleidsvoornemens over de uitvoering van de Woo.  In 2023 zijn de gemeentelijke ambities over de actieve openbaarmaking van de Woo vastgesteld. De actieve openbaarmaking verplicht de gemeente Oldambt om in fases 11 informatiecategorieën openbaar te maken. De Rijksoverheid maakt deze fases geleidelijk bekend. De gemeente Oldambt publiceert bepaalde informatie ter bevordering van de transparantie over besluitvorming van de gemeente. Om deze informatie doorzoekbaar, toegankelijk en privacy-proof openbaar te maken, zijn er technische hulpmiddelen en aanpassingen in het werkproces benodigd.

De gemeente heeft in 2025 een aantal zaken gerealiseerd op basis van de verplichte publicatie van de eerste informatiecategorieën per november 2024. Op grond hiervan hebben we een significante stap voorwaarts gemaakt in het transparanter maken van de gemeentelijke werkzaamheden en het verbeteren van de informatiehuishouding, onder andere een Woo-coordinator aangesteld, waarbij continuïteit en deskundigheid in het beheer van overheidsinformatie gewaarborgd zijn. Naast de realisatie van het meerjarenplan met betrekking tot de actieve openbaarmaking, bewaakt en ondersteunt de Woo-coördinator tijdige en volledig afhandeling van de binnenkomende Woo-verzoeken, waarvoor zij strakke en specifieke werkwijzen heeft vastgesteld. In 2025 heeft de Woo-coördinator tevens een start gemaakt met de bewustwording binnen de organisatie. Daarnaast is er anonimiseringssoftware over de organisatie uitgerold en is er een start gemaakt met het publiceren van enkele categorieën op de, in 2025 opgestarte, Woo-portaal.

Het jaar 2026 staat in het teken van het verder invullen van de randvoorwaarden. Dit houdt in: het optimaliseren van het anonimiseringsproces binnen de bestaande werkprocessen, de verdere inrichting van een publicatie omgeving (Woo-portaal) en het realiseren van een proces blauwdruk per informatiecategorie. Ook bewustwording in de organisatie maakt onderdeel uit van de implementatie. De verwachting is dat de gemeente Oldambt in 2026 tevens de volgende fase uit zal rollen. Deze planning is afhankelijk van vereiste landelijke informatie, zoals de definities van de verschillende informatiecategorieën en de door de Rijksoverheid gestelde (nog te volgen) termijnen.

Archiefwet en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer

Door de komst van de nieuwe Archiefwet is het belang van een goede inrichting van de informatiehuishouding alleen maar groter geworden en daarmee informatie op orde te krijgen en houden. Eind 2025 hebben we al een start gemaakt met een nulmeting met de focus op de Woo, de Archiefwet en de Wmbev. Met als uitkomst een hoogover uitvoeringsplan dat de basis dient te vormen voor het vervolg traject.om te zien waar we staan als gemeente. Dit was de start van een proces voor de komende jaren om beleidsmatige en inhoudelijke sturing te geven aan een volwaardige inrichting van informatiebeheer binnen de gemeente volgens de geldende wet- en regelgeving. De nulmeting was nadrukkelijk ook bedoeld om de organisatie bewust te maken van de noodzaak en de implicaties van een verbeterde informatiebeheer in relatie tot de eigen functie en/of team, want het vraagt meer dan alleen een technische systeem benadering. Het beheren (zorgen voor beschikbaarheid) en managen (zorgen voor correct gebruik) van informatie strekt zich inmiddels ook uit tot buiten de gemeentelijke organisatie en betreft ook nadrukkelijk de rol van college en raad in de gehele informatiehuishouding

Vanaf boekjaar 2023 legt het college van B&W verantwoording af over de naleving van regels die belangrijk zijn voor de financiële situatie van de gemeente, de zogenaamde rechtmatigheidsverantwoording. Het gaat bijvoorbeeld om de regels voor subsidies en Europese bestedingen, en het kan om situaties gaan waarbij er kosten zijn gemaakt waarvoor geen geld was gereserveerd in de begroting. Het college van B&W doet hiervan verslag in de jaarrekening in het hoofdstuk rechtmatigheidsverantwoording.

Om te bepalen of financiën goed gebruikt zijn, zijn er een paar regels waar we ons aan moeten houden:

• Aan de afgesproken budgetten (begrotingscriterium);
• Voldoen aan bepaalde voorwaarden om het geld te mogen gebruiken (voorwaardencriterium);
• Het geld mag niet gebruikt worden voor andere dingen dan waar het voor bedoeld is en het mag niet worden misbruikt (misbruik en oneigenlijk gebruik).

De accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening, waaronder een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar zijn geen onderdeel van de rapportage in de rechtmatigheidsverantwoording. De rechtmatigheidsverantwoording bestaat uit de volgende onderdelen:

Over het boekjaar 2024 is geconstateerd dat verantwoorde baten en lasten alsmede balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens. Voor het boekjaar 2024 werd een rapportagegrens van € 350.000 en een verantwoordingsgrens van 3% van de totale lasten gehanteerd. De belangrijkste onrechtmatigheden werden geconstateerd in het proces inkoop en aanbestedingen, waarbij overschrijding van de Europese aanbestedingsgrens en verlengingen als oorzaken zijn aan te merken. Gedurende het boekjaar 2024 waren hiervoor al maatregelen genomen, waardoor we in het 2^e halfjaar al verbeteringen zagen. De maatregelen zijn en worden doorgezet in 2025 en 2026.

Een belangrijke aanpassing voor de rechtmatigheid van 2025 is de verantwoordingsgrens. Deze is in 2025 aangepast naar een verantwoordingsgrens van 2% van de totale lasten van de gemeente, exclusief de dotaties aan de reserves. De financiële verordening is hiermee aangepast en opnieuw vastgesteld door de Raad. In 2026 worden geen aanpassingen in de financiële verordening verwacht.

Misbruik en oneigenlijk gebruik

Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen of niet dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Het college van B&W concludeerde eerder dat Oldambt geen algemeen M&O-beleid kent en laat deze daarom opstellen. Door het ontbreken van een M&O-beleid zijn er in de afgelopen jaren geen formele controles uitgevoerd. In 2025 zal de organisatie het M&O-beleid gaan opstellen, zodat vanaf 2026 de controles kunnen worden uitgevoerd.

Het college en de directie zijn zich bewust van het inherente risico van fraude dat wij, zowel intern als extern, lopen bij het uitvoeren van onze dienstverlening. Eerder heeft de directie een frauderisicoanalyse opgesteld waaruit naar voren kwam dat op enkele onderdelen in de bedrijfsvoering sprake is van een hoger dan normaal risico op non-compliance. Deze risico’s krijgen extra aandacht en dit proces zal ook in 2025 worden voortgezet.

Daarnaast zal een specifiek frauderisicobeleid worden opgesteld die op een doelmatige wijze een bijdrage kan leveren aan de beheersing van frauderisico’s en andere onregelmatigheden, zodat vanaf 2026 hieraan uitvoering kan worden gegeven.

Externe partijen moeten er op kunnen vertrouwen dat de gemeente Oldambt en haar medewerkers op een betrouwbare, eerlijke en zorgvuldige manier zaken doen. Daarom is er een gedragscode opgesteld. Daarnaast wordt er in de 2-daagse onboardingsdagen voor nieuwe medewerkers voor het afleggen van de ambtseed of -belofte, uitvoerig tijd besteed aan dit onderwerp om zo het bewustwordingsproces te vergroten. Een ambtenaar die de ambtseed of belofte aflegt, zweert of belooft dat hij de opgestelde integriteitsregels nakomt. Het belang van de gedragscode en de naleving wordt periodiek benadrukt en is onderwerp van gesprek tussen leidinggevende en medewerker. Er zijn vertrouwenspersonen waarbij eventuele misstanden vertrouwelijk kunnen worden gemeld. De gedragscode is beschikbaar via ons intranet.

Onze (financiële) processen kenmerken zich door de aanwezigheid van functiescheiding. Hiermee voorkomen we dat slechts één persoon ongecontroleerd transacties of verplichtingen kan aangaan, autoriseren, verwerken en afwikkelen en toegang heeft tot activa.

Ondanks de genomen beheersingsmaatregelen resteert het risico dat het management of de directie de maatregelen doorbreekt en bestaat het risico op samenspanning tussen medewerkers. Transparante besluitvorming, de governancestructuur, een open cultuur waarbij we elkaar durven aan te spreken, de aanwezigheid van een vertrouwenspersoon om niet-integer handelen (anoniem) te melden, periodieke interne en externe audits op de naleving van beheersingsmaatregelen moeten er toe bijdragen dat het doorbreken van de beheersmaatregelen wordt gesignaleerd.

De afgelopen jaren zijn er regelmatig berichten in de media over cyberaanvallen, gevallen van ransomware en datalekken. Informatiebeveiliging heeft voor de gemeente Oldambt vanuit de perspectieven continuïteit, fraude en privacy en daarmee samenhangende reputatie een hoge prioriteit.

Tijdens de dagelijkse bedrijfsvoering vinden controles plaats om vast te stellen of gewerkt wordt volgens de daarover gemaakte afspraken, waaronder de diverse protocollen voor informatiebeveiliging. Daarnaast beoordelen de security en privacy officer de kwaliteit en naleving van de getroffen beheersingsmaatregelen. Periodiek wordt de beheersing van informatiebeveiliging getoetst, zowel intern middels ‘interne beheersplannen’ en bijbehorende rapportages als door externe audits. Eventuele verbeterpunten vormen de input voor verdere aanscherping en/of naleving van het informatiebeveiligingsproces.